La corretta definizione di fabbisogno ed il concetto di “valore”

I buyer pubblici ed in generale i funzionari appalti che si ritrovano a dover rivedere i capitolati tecnici dei RUP sono spesso tenuti a dare una corretta definizione di fabbisogno.

In questa sede non ci soffermeremo sulla corretta definizione della base di gara ai sensi del codice ma di come il processo di individuazione del fabbisogno e del valore a questo attribuito debba essere interpretato dalla stazione appaltante.

Un valido buyer, così come un bravo amministrativo appalto, è infatti in grado di interpretare il valore in fabbisogno.

Nella definizione delle specifiche tecniche da inserire in un capitolato tecnico la stazione appaltante individua alcune specifiche tecniche irrinunciabili per le quali questa è disposta a pagare un determinato prezzo aggiuntivo ed altre, secondarie, che possono essere necessarie e accettate nel prezzo oppure “nice to have” ad un prezzo superiore.

Tali seconde specifiche si tramutano solitamente i punteggi tecnici migliorativi, in quanto determinano un aumento della qualità erogata a condizione di un potenziale minor sconto sul prezzo a base d’asta.

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La definizione di un fabbisogno non è quindi data dal solo costo di acquisto, ma dal «VALORE» attribuito dalla Stazione Appaltante a quelle specifiche tecniche che permettono di soddisfare il fabbisogno stesso.

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L’obiettivo che si pone la stazione appaltante è quindi quello di massimizzare le performance, e quindi il valore riducendo al contempo i costi per la società.

Tuttavia, spesso, la corretta individuazione del valore di un servizio non è necessariamente in capo ad un unico stakeholder (o portatore di interesse).

Pensiamo al semplice acquisto di siringhe: i portatori di interesse nell’ospedale possono essere: il cda, l’ufficio approvvigionamenti, la logistica e il magazzino, il personale infermeristico, il personale medico e, non da ultimo i pazienti.

Per questo motivo è necessario che siano sviluppate in capo ai RUP e/o ai responsabili appalti anche delle cosiddette “soft skill” di intelligenza relazionale, volte ad tradurre il valore dei vari portatori di interesse in fabbisogno.

Mitchell, Agle e Wood (Toward a Theory of Stakeholder Identification and Salience: Defining the Principle of Who and What Really Counts, 1997) propongono una teoria dell’identificazione e della rilevanza degli stakeholder basata sul possesso di uno o più dei tre attributi relazionali:

potere di influenzare l’azienda
legittimità della relazione con l’azienda
urgenza delle aspettative verso l’azienda.

Per questo motivo, prima di avviare un’attività di raccolta fabbisogni è opportuno “mappare” correttamente le tre categorie di portatori di interesse all’interno della stazione appaltante al fine di interloquire direttamente o indirettamente con ciascuno di essi e definire correttamente il fabbisogno e le aspettative di ciascuno. Solo tramite l’utilizzo di questo approccio metodologico è assicurato il buon andamento della procedura in termini di consenso e apprezzamento della procedura di gara.

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